Tietosuojaseloste

Asiakkaat, yhteistyökumppanit, potentiaaliset asiakkaat, urakoitsijat ja toimittajat sekä näiden edustajat 

Kospro Oy 

Päivitetty viimeksi: 17.11.2022 

1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot 

Kospro Oy (jäljempänä "Kospro") 

Otakaari 7B 

02150 Espoo 

Y-tunnus: 3103444-9 

www.kospro.fi 

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot 

Juha Koskinen 

Puh. +358 50 530 9347 

Sähköposti: juha.koskinen@kospro.fi 

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu käsittelystä riippuen joko asiakassopimukseen tai muuhun sopimukseen, Kospron oikeutettuun etuun, taikka rekisteröityjen suostumukseen. Kospro käsittelee tässä tietosuojaselosteessa kohdassa 4 kuvattuja henkilötietoja alla oleviin tarkoituksiin: 

Asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden sekä näiden edustajien osalta

• asiakassuhteen hoitaminen, ylläpito ja kehittäminen; 
• asiakaskirjeiden, uutiskirjeiden ja tiedotteiden vastaanottaminen; 
• suoramarkkinointi ja verkkomainonnan kohdistaminen; sekä 
• asiakaskyselyt ja asiakasinformaatin kerääminen 

Potentiaalisten asiakkaiden ja näiden edustajien osalta

• myynti- ja markkinointitapahtumien järjestäminen 
• mielipide- ja markkinointitutkimusten toteuttaminen; 
• uutiskirjeiden vastaanottaminen; sekä 
• suoramarkkinointi ja verkkomainonnan kohdentaminen. 

Potentiaalisten urakoitsijoiden ja toimittajien osalta 

• tarjouspyyntöjen lähettäminen; 
• urakoitsija-/toimittajasuhteen hoitaminen, ylläpito ja kehittäminen; 
• mielipide- ja markkinointitutkimusten toteuttaminen; 
• uutiskirjeiden vastaanottaminen; sekä 
• suoramarkkinointi ja verkkomainonnan kohdentaminen.

4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tietolähteet 

Rekisteröityjä ovat Kospron asiakkaat, yhteistyökumppanit, potentiaaliset asiakkaat ja näiden edustajat, urakoitsijat, toimittajat sekä kumppanit, jotka käyttävät tai osallistuvat Kospron palvelujen tuottamiseen. 

Kospro käsittelee seuraavia rekisteröityjen tietoja: 

Asiakkaan, yhteistyökumppanin sekä näiden edustajien tiedot: 

• etu- ja sukunimi; 
• yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero; 
• edustetun yrityksen tai yhteisön nimi sekä ammattinimike tai rooli yrityksessä; 
• asiakashistoria (mm. tuote- ja tilaustiedot, tilaisuuksiin ja tapahtumiin osallistuminen); 
• laskutus- ja maksutiedot sekä perintään liittyvät tiedot; 
• yhteydenpitoon liittyvät tiedot; 
• asiakaspalautteet; 
• markkinointiluvat- ja kiellot; 
• markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot (esim. uutiskirjetilaus); sekä 
• mahdolliset muut rekisteröidyn itsensä antamat tiedot. 

Potentiaalisten asiakkaiden yhteystiedot 

• etu- ja sukunimi; 
• yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero; 
• edustetun yrityksen tai yhteisön nimi sekä ammattinimike tai rooli yrityksessä; 
• mahdollinen suostumus suoramarkkinointiin; sekä 
• evästeiden kautta saadut tiedot. 

Potentiaalisten urakoitsijoiden ja toimittajien yhteystiedot 

• etu- ja sukunimi; 
• yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero; 
• edustetun yrityksen tai yhteisön nimi sekä ammattinimike tai rooli yrityksessä; 
• edustetun yrityksen toimiala ja tarjotut palvelut; 
• edustetun yrityksen toiminta-alue; 
• toimintahistoria (mihin kohteisiin tarjonnut, missä heidän kanssansa on neuvoteltu tai missä heidän kanssansa on solmittu sopimus) 
• tarvittaessa mahdolliset ongelma-/riitatilanteet urakoitsijan kanssa; 
• mahdollinen suostumus suoramarkkinointiin; sekä 
• mahdollisten evästeiden kautta saadut tiedot. 

5. Henkilötietojen käsittelijät ja muut vastaanottajat 

Kerättyjä henkilötietoja käsitellään yrityksen sisällä ainoastaan edellä mainittuihin käyttötarkoituksiin. Kospro voi luovuttaa tietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa muun muassa liiketoimintakauppojen yhteydessä sekä valikoiduille yhteistyökumppaneille palvelun tuottamiseksi, ellei rekisteröity kiellä tietojensa luovuttamista. 

Kospro käyttää muun muassa seuraavien palvelujen osalta ulkoisia palveluntarjoajia: 

• asiakas- ja yhteistyökumppanitietojen ylläpito; 
• markkinointimateriaalin tuotto ja lähetys; 
• uutiskirjeen lähetyslistojen ylläpito ja uutiskirjeen lähettäminen; sekä 
• tilaisuuksiin osallistujien tietojen ylläpitoon ja käsittelyyn. 

Mikäli Kospro on mukana yritysjärjestelyissä, tietoja saatetaan luovuttaa kolmansille tahoille. Tässäkin tapauksessa tietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla. 

6. Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

 Pääsääntöisesti henkilötietojasi ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Henkilötietoja puolestamme käsittelevät kumppanit voivat olla sijoittautuneet Suomen, Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Siirtäessämme henkilötietoja EU- tai ETA-alueiden ulkopuolelle varmistamme sopimuksin tai muutoin, että siirrot toteutetaan lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Lisäksi huolehdimme ja edellytämme myös käsittelijämme huolehtimaan tällöinkin lainsäädännön edellyttämällä tavalla siitä, että henkilötietosi säilyvät edelleen suojattuina huolimatta siitä siirretäänkö niitä EU- tai ETA-alueiden ulkopuolelle. 

7. Rekisterin suojauksen periaatteet 

Kospro kunnioittaa henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Kospron tietojärjestelmiin, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Tietoja ei käytetä profilointiin, eikä käsittely sisällä automaattista päätöksentekoa. Kolmannen osapuolen evästeiden osalta lisätietoja kohdassa 10. Evästeet. 

8. Henkilötietojen säilytysajat 

Kospro säilyttää tietoja lähtökohtaisesti koko asiakas- ja yhteistyösuhteen ajan. Lisäksi tietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön vaatiman ajan. Yksittäisissä tapauksissa Kospro voi säilyttää tietoja kauemmin oikeusvaateen esittämiseksi, sellaiselta puolustautumiseksi tai siltä suojautumiseksi. 

Potentiaalisten asiakkaidemme tietoja Kospro säilyttää siihen asti, kunnes rekisteröity vastustaa tietojensa käsittelyä tai peruu antamansa suostumuksen. Potentiaalisten urakoitsijoiden ja toimittajien tietoja Kospro säilyttää siihen asti, kunnes tietojen säilyttäminen ei ole Kospron toiminnan kannalta oleellista, rekisteröity vastustaa tietojensa käsittelyä tai peruu antamansa suostumuksen. 

9. Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa Kospron tietosuojavastaavalle, jonka yhteystiedot on esitetty yllä kohdassa 2.

 Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet: 

• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, käsitelläänkö henkilötietoja vai ei. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot. 
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat epätarkat tai virheelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään. 
• Oikeus tietojen poistamiseen: Rekisteröidyllä voi olla joissain tapauksissa oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista. Oikeutta ei ole kuitenkaan esimerkiksi tilanteissa, joissa lainsäädäntö vaatii tietojen säilyttämistä. 
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Rekisteröidyllä voi olla joissain tapauksissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. 
• Vastustamisoikeus: Rekisteröidyllä voi olla joissain tapauksissa oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Rekisteröidyllä on oikeus esimerkiksi vastustaa tietojensa käsittelyä suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimuksia varten. Tällaiseen käsittelyyn liittyen vastustamisoikeuden käyttämistä ei tarvitse perustella. Oikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. 
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle silloin kun rekisteröity on toimittanut henkilötiedot jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä Kospro käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja sopimuksen tai suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti. 
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle viranomaiselle, mikäli hän katsoo, ettei tietosuojalainsäädäntöä ole noudatettu hänen henkilötietojensa käsittelyssä Kospron toimesta. Suomessa toimivaltainen viranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi). 

10. Evästeet 

Kospro verkkosivusto voi käyttää evästeitä (eng. cookies). Evästeet ovat pieniä tiedostoja, jotka lähetetään käyttäjän päätelaitteelle, kun verkkosivustolla vieraillaan. Käytännössä eväste on nimetön käyttäjäkohtainen tekstitiedosto, joka tallentuu käyttäjän verkkoselaimeen. Evästeiden avulla keräämme tietoja sivuston käyttökokemuksen parantamiseen, sivuston käytön mittaamiseen ja niiden avulla voidaan kohdentaa mainontaa. Evästeiden avulla ei voida tunnistaa yksittäistä kävijää. 

Evästeet jaetaan istuntokohtaisiin ja pysyviin evästeisiin. Istuntokohtaiset evästeet vanhenevat, kun käyttäjä sulkee selaimen. Pysyvillä evästeillä on ennalta määritetty käyttöikä. Tämä tarkoittaa, että ne vanhenevat automaattisesti ja poistuvat sen jälkeen selaimesta. Käyttäjä voi myös halutessaan itse tyhjentää selaimensa näistä evästeistä. 

11. Tietosuojaselosteen muuttaminen 

Kehitämme palvelujamme sekä yksityisyyden suojaa koskevia käytäntöjämme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Myös lain ja sen tulkinnan muutokset voivat aiheuttaa muutostarpeita. 

Kulloinkin voimassa oleva tietosuojaselosteemme löytyy verkkosivultamme